Деловое общение в любой сфере деятельности и в любой стране всегда проходит в рамках деловых мероприятий. И все эти мероприятия для компаний равно важны, независимо от места проведения и количества участников, ведь от итогов собрания зависит будущее компаний и сотрудников.
Нельзя не согласиться с тем, что едва ли не половину успеха представляет грамотная организация деловых мероприятий. Какую организацию можно назвать грамотной и успешной? Деловое мероприятие складывается из множества составляющих. Какие-то из них крупные и значительные: организация конференции, техническое оснащение, сценарий мероприятия, место проведения, – а какие-то не так заметны, но и они играют свою роль в событии: кофе-брейки, встреча и рассадка гостей. Продумав каждую из этих сторон, организатор автоматически повышает шансы на успех будущего мероприятия.
В зависимости от характера общения, целей и места проведения выделяют такие деловые мероприятия:
- Конференция
- Семинар
- Презентация
- Церемония открытия
Конференция
Конференция представляет собой встречу представителей различных организаций, государств, компаний с целью обмена мнениями и достижения определенных соглашений. Как правило, организация проведения конференции – это довольно масштабное и значительное мероприятие, к которому следует подойти со всей серьезностью. Организация конференций включает в себя решение таких вопросов, как:
- место проведения и его размеры;
- настраивание необходимой техники;
- определение плана, по которому будет развиваться обсуждение;
- подготовка печатных материалов;
- проведение кофе-брейков;
- встреча, заселение, рассадка гостей.
Семинар
Менее масштабным, но не менее эффективным считается семинар – идеальная форма для обмена опытом в узкой аудитории (не более 50 человек). В бизнес-сфере семинар проводится в виде дискуссии, которая направлена на профессиональный рост участников, то есть в деловых семинарах явно присутствует функция тренинга. Подготовка к проведению семинара строится так же, как и организация проведения конференций.
Презентация
Презентации проводятся в деловой среде намного чаще, чем выставки, и связаны они в основном с демонстрацией новых, актуальных продуктов или услуг, с представлением деятельности родной компании для общественности, для подведения итогов работы. Проведение деловых мероприятий подобного рода решает следующие задачи:
- сценарий мероприятия;
- определение места проведения;
- техническое оснащение;
- встреча участников и рассадка.
Церемония открытия
На первый взгляд, функция церемонии открытия – всего лишь предварение какого-либо масштабного мероприятия, но тем не менее, недооценка церемонии может привести к фиаско. Подобно тому, как церемония открытия спортивного соревнования является самым зрелищным и дорогостоящим проектом в рамках всего мероприятия, так и в бизнес сфере эффектное открытие выставки/конференции/презентации мгновенно определяет статус компании-организатора. Церемонии открытия – это в первую очередь мероприятия для компаний, участвующих в последующей встрече.
Сегодня о проведении деловых мероприятий можно не беспокоиться – наша компания с радостью и ответственностью организует деловое мероприятие любого статуса и типа, не упустив из внимания ни один нюанс. Обеспечить участников события необходимыми материалами, окружить их комфортом, привлечь средства визуальной и аудиальной наглядности, суметь удержать внимание гостей на теме мероприятия – вот лишь часть тех задач, что стоят перед нашими специалистами. Помните, что успех на 50% зависит от организации деловых мероприятий, а на другие 50% - из гостеприимной и доброжелательной атмосферы. Нам по силам обе задачи.